1.
OPERACIONES DEL ÁREA DE RESERVACIONES.
1.1.
Operaciones en el
área de reservas.
- Recepcionar todas las solicitudes de reservaciones hechas
al hotel.
- Analizar detalladamente la ocupación del hotel por
períodos de tiempo para conocer los cupos y así poder vender eficientemente las
capacidades del hotel.
- Confirmar todas las solicitudes que sean posibles, y hace
saber al solicitante de esta confirmación.
- Confirmar la no-aceptación de la reservación en caso de
falta de disponibilidad. Modifica la reservación, a petición del solicitante
siempre que esto sea posible.
- Estudiar diariamente las posibilidades de alojamiento,
para mantener actualizado a los departamentos que soliciten esta información.
- Introduce en el sistema informático de reservaciones todas las reservaciones que hayan sido
confirmadas.
- Registra todos los datos necesarios para la elaboración
de la reservación.
- Recepcionar y distribuir los rooming list que las
agencias de viajes envían asegurándose que estos contengan la mayor cantidad de
información posible, y que esta no
varíe.
- Elaborar la lista de llegadas previstas del día, la que
queda oficializada con la firma del responsable de esta actividad.
- Archivar toda la información por un período de tiempo
determinado.
- Informar a la Recepción de cualquier cambio en la lista
de llegadas previstas del día después que esta haya sido emitida, siempre con
el tiempo necesario para su tratamiento.
1.2.
Modelo de formatos
y documentos del área de reservas.
Kardex.
Herramienta que permite archivar información de clientes
del hotel, ayudándonos a fidelizar a dichos clientes. Si son clientes
huéspedes, el Kárdex se guarda con su información personal, pero si los
clientes es la agencia de viaje o empresa, éste reflejará información de las
mismas.
Hoja
de reservas.
Es la herramienta utilizada por el hotel para conocer los
datos personales de los clientes, así como sus gustos o preferencias. Existen
dos tipos de hojas de reservas: Hoja de reserva individual y Hoja de reserva de
grupo.
Tarjeta
de registro.
Documento donde se recogen los datos necesarios para
registrar al cliente como huésped del hotel.
Planning.
Se trata de una herramienta que ofrece de forma gráfica y
organizada las reservas y las fechas de los clientes del hotel.
Con el Planning se conoce:
·
Habitaciones libres (disponibles para reservas).
·
Habitaciones reservadas. Habitaciones ocupadas por
clientes hospedados.
·
Habitaciones fuera de servicio (por algún motivo
especial).
·
Habitaciones ofrecidas en cupo a agencias.
Lista
de entradas.
El trabajo del subdepartamento de reservas finaliza
diariamente con la confección del listado de entradas. Muestra una relación de
nombres de clientes que realizaron una reserva y que coinciden en el día de
llegada al hotel.
Rooming
list.
Enviado por las agencias de viajes: Documento elaborado y
enviado por las agencias de viajes, que contiene todos los datos necesarios
para el alojamiento de sus clientes en la instalación.
SESIÓN Nº 7
1 FORMATOS DE RESERVAS EN HOTELES.
Formatos de reserva
en hoteles.
Son un conjunto de características técnicas y de
presentación de un texto, objeto o documento en distintos ámbitos tanto reales
como virtuales.
Estos formatos permiten controlar y ordenar todas las
reservas entrantes a través de los
diferentes formatos que te mostraremos a continuación.
Planning.
Se trata de una herramienta que ofrece de forma gráfica y
organizada las reservas y las fechas de los clientes del hotel. Con el Planning
se conoce:
·
Habitaciones libres (disponibles para reservas).
·
Habitaciones reservadas.
·
Habitaciones ocupadas por clientes hospedados.
·
Habitaciones fuera de servicio (por algún motivo
especial).
·
Habitaciones ofrecidas en cupo a agencias.
Tipos
de planning:
Planning
nominal:
Es una hoja tipo sabana con todos los días del mes
ordenados en columnas, y las habitaciones del hotel ordenadas por número y
tipo, en filas.
Planning
numérico:
Su utilización es válida para establecimientos de
cualquier tamaño, pero está especialmente pensado para hoteles con mucho
movimiento. Facilita una información rápida con respecto a la disponibilidad.
Planning
forecast:
Este planning ha sido utilizado durante muchos años en
hoteles de gran número de habitaciones y de estancias medias bajas, en lo que
había que gestionar muchas peticiones de
reservas a diario. Todas las habitaciones reservadas y disponibles de un mes
pueden consultarse en una sola hoja, y es el único tipo de planning que nos
permite consultar las cancelaciones.
Hoja
de reserva:
Es la herramienta utilizada por el Hotel para conocer los
datos personales de los clientes, así como sus gustos o preferencias. Existen
dos tipos de hojas de reservas, la hoja de reserva individual, y la hoja de
reserva grupal.
diseño y llenado de
formatos de reservas.
SESIÓN N° 3
1 3 FORMATOS DE RESERVAS EN EMPRESAS DE TRANSPORTE EN TODAS
SUS MODALIDADES (TERRESTRE Y AÉREO).
3.1.
Formato de reservas
en empresas de transporte terrestre y aéreo.
Ø Hoja de reserva.
Ø Bono.
Ø Porción aérea.
Ø Porción terrestre.
Ø Formulario de contacto y de reserva.
Ø Itinerario.
Ø Remesa terrestre de carga.
Ø Formatos para hacer reserva en transporte terrestre.
Ø Formato de autorización de pago con tarjeta de crédito.
Ø Reserva agencia aérea.
TRAMITE DE SOLICITUDES DE RESERVACIONES INDIVIDUALES Y
GRUPALES.
1.1.
Tramite de
solicitudes de reservaciones individuales y grupales.
(Aquí solo van
imágenes)
1.2.
Diseño y llenado de
formatos de solicitudes del manejo de habitaciones.
TIRILLA
DEFINITIVA: Se utiliza para
bloquear en el rack numérico de habitaciones asignadas a los huéspedes y se
envía a todos los departamentos que le requieran.
Pasos para realizar una
solicitud de reservación:
Datos generales.
§ Nombre
§ Apellido
§ Sexo
§ Empresa
§ Cargo
Hotel solicitado.
§ Número de habitaciones
§ Tipo de habitación
§ Fecha de llegada
§ Fecha de salida
Reservaciones.
§ Todas las solicitudes de hospedaje están sujetas a
disponibilidad de espacio.
Cancelaciones.
§ La fecha límite para realizar cancelaciones se
especifica en la carta de confirmación que será enviada por la coordinación.
§ Para las reservaciones pagadas en su totalidad con
depósito bancario o tarjeta de crédito, y sean canceladas no aplica ningún
reembolso.
Pago:
Todas las
habitaciones deberán ser garantizadas con:
Garantía con tarjeta
de crédito, (Visa, Master card, American Express). Es necesario enviar copia de
la tarjeta de crédito por ambos lados y solicitud firmada, de lo contrario su
formato queda anulado.
La tarjeta de crédito
es solo para garantizar, el pago se hace directamente en el hotel.
Datos:
§
Número de tarjeta
§
Fecha de expiración
§
Código de seguridad
§
Nombre del Titular
§
Firma
En caso de no llegar
en la fecha estipulada en mi reservación, acepto el cargo correspondiente al
total de la estancia reservada en mi tarjeta de crédito.
Pago total de la estancia mediante depósito o transferencia bancaria efectuada directamente a la cuenta del hotel elegido. (03 de noviembre del 2017 fecha límite para recibir depósitos)
Favor de comunicarse con la Coordinación de servicios de viaje para que le proporcione el número de cuenta del hotel asignado. Una vez que usted realice el pago es necesario enviar copia del depósito o transferencia a la coordinación para poder confirmar su reservación. El hotel enviará la factura correspondiente.
Facturación.
§
En caso de
cancelación en las reservaciones pagadas con depósitos el importe no es
reembolsable.
§
Solo aplica para
pagos anticipados con depósito bancario.
Datos de facturación:
q
Nombre de la empresa:
q
Domicilio:
q
Colonia:
q
C.P:
q
Ciudad:
q
País:
q
RFC:
q
Método de pago:
q
Número de cuenta:
q
Correo electrónico:
No hay comentarios.:
Publicar un comentario